Siirry osioon: Mikä Digital Worker on? | Miten Digital Worker toimii? | Käyttökohteet | Mitä palvelu sisältää? | Ota yhteyttä

Mikä Digital Worker on?

Digital Worker on digitaalinen työntekijä, jolle mallinnetaan selkeä työnkuva osaksi organisaation olemassa olevaa työprosessia. Se voi hoitaa itsenäisesti sille määriteltyjä työvaiheita, mutta toimii ihmisen määrittelemien tavoitteiden, vastuiden ja rajojen mukaisesti.

Digital Workerilla on oma identiteetti ja vain työn suorittamiseen tarvittavat käyttöoikeudet. Se voi käyttää samoja järjestelmiä ja käyttöliittymiä kuin ihminen sekä hyödyntää rajapintoja silloin, kun niitä on käytettävissä. Sen tekemä työ on seurattavissa ja auditoitavissa.

Digital Workerin tarkoituksena ei ole poistaa ihmistä prosessista. Se hoitaa sille määriteltyjä työvaiheita, kun taas ihminen säilyy päätöksentekijänä ja osallistuu prosessiin niissä kohdissa, joissa tarvitaan hyväksyntää, harkintaa tai muuta ihmisen päätöstä.

Miten Digital Worker toimii?

Digital Worker toimii osana organisaation työprosessia samaan tapaan kuin työntekijä, jolle määritellään tehtävä, työvälineet, käyttöoikeudet ja vastuut. Ennen käyttöönottoa työprosessi ja Digital Workerille kuuluvat työvaiheet mallinnetaan: mitä tehdään, missä järjestyksessä, mitä järjestelmiä ja tietoja käytetään sekä missä kohdissa tarvitaan ihmisen päätös.

1. Työympäristö

Digital Worker työskentelee tehtävää varten luodussa Windows-työympäristössä organisaation omassa Microsoft-ympäristössä. Työtehtäviä ei suoriteta prosessin omistajan tai muun työntekijän tietokoneella, vaan Digital Workerin työympäristö on erillinen ja organisaation hallinnassa.

Digital Worker hyödyntää Windows 365 for Agents -palvelun Cloud PC -poolia, josta se ottaa tehtävän suorittamisen ajaksi Windows Cloud PC -työympäristön käyttöönsä ja vapauttaa sen tehtävän päätyttyä.

Työympäristössä Digital Worker voi käyttää tehtävän edellyttämiä Windows-sovelluksia, selainta, verkkopalveluita ja järjestelmien käyttöliittymiä. Se voi hyödyntää myös rajapintoja silloin, kun niitä on käytettävissä. Näin Digital Worker voi työskennellä myös järjestelmissä, joissa tehtävän suorittamiseen soveltuvaa rajapintaa ei ole.

2. Identiteetti ja käyttöoikeudet

Digital Workerilla on oma digitaalinen identiteetti ja vain työtehtävän suorittamiseen tarvittavat käyttöoikeudet. Se ei työskentele prosessin omistajan tai muun työntekijän henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.

Digital Workerin pääsy järjestelmiin, sovelluksiin ja tietoihin määritellään sen työnkuvan perusteella. Käyttöoikeudet rajataan tehtävän kannalta tarpeellisiin resursseihin organisaation omassa Microsoft-ympäristössä. Näin Digital Worker toimii hallittuna digitaalisena toimijana osana organisaation nykyistä identiteetin- ja käyttöoikeuksien hallintaa.

Oman identiteetin ansiosta Digital Workerin tekemät toimenpiteet voidaan erottaa ihmisten tekemistä toimenpiteistä. Sen toimintaa voidaan seurata ja auditoida, jolloin organisaatio pystyy selvittämään, mitä Digital Worker on tehnyt, missä järjestelmässä ja osana mitä työtehtävää.

3. Työnkuva

Digital Workerille mallinnetaan selkeä työnkuva todellisen työprosessin pohjalta. Mallinnuksessa tunnistetaan työn käytännön eteneminen, käytettävät järjestelmät ja tietolähteet, tehtävät tarkistukset, päätöspisteet sekä tilanteet, joissa tarvitaan ihmisen osallistumista.

Työnkuva ei perustu vain yleiseen kuvaukseen tai yksittäiseen kehotteeseen. Pilotin aikana työprosessi tunnistetaan käytännön tekemisen tasolla ja mallinnetaan Digital Workerin hallituksi toimintatavaksi. Näin Digital Worker suorittaa sille määritellyt työvaiheet mallinnetun työnkuvan mukaisesti, oikeassa järjestyksessä ja sovituissa rajoissa.

Mallinnettu työnkuva dokumentoidaan, ja sitä voidaan kehittää prosessien, järjestelmien ja organisaation tarpeiden muuttuessa. Ihminen määrittelee tavoitteet ja rajat sekä säilyy päätöksentekijänä niissä kohdissa, joissa tarvitaan hyväksyntää tai harkintaa.

4. Ihmisen ohjaus ja päätökset

Ihminen määrittelee Digital Workerin tehtävät, toimivallan ja tilanteet, joissa työ edellyttää hyväksyntää tai päätöstä. Digital Worker suorittaa mallinnetun työnkuvan mukaiset työvaiheet, mutta ei tee itsenäisesti sellaisia päätöksiä, jotka on määritelty ihmisen vastuulle.

Työprosessiin rakennetaan selkeät päätöspisteet ja toimintarajat. Kun Digital Worker kohtaa hyväksyntää, harkintaa tai poikkeustilanteen käsittelyä vaativan tilanteen, tehtävä siirtyy nimetylle henkilölle ratkaistavaksi. Ihmisen päätöksen jälkeen Digital Worker voi jatkaa prosessin seuraaviin työvaiheisiin.

Näin Digital Worker tukee ihmisen työtä ja vähentää manuaalisia työvaiheita ilman, että vastuu päätöksenteosta siirtyy koneelle. Organisaatio säilyttää hallinnan siitä, mitä Digital Worker saa tehdä itsenäisesti ja milloin tarvitaan ihmisen osallistumista.

5. Työhistoria ja valvonta

Digital Workerin suorittamista työtehtävistä muodostuu seurattava työhistoria. Organisaatio pystyy tarkastelemaan, mitä työvaiheita Digital Worker on suorittanut, mitä järjestelmiä se on käyttänyt ja miten työprosessi on edennyt.

Digital Workerin oma identiteetti erottaa sen tekemät toimenpiteet ihmisten tekemistä toimenpiteistä. Toiminnan jäljitettävyys ja auditoitavuus tukevat työn valvontaa, poikkeamien selvittämistä sekä organisaation tietoturva- ja vaatimustenmukaisuuskäytäntöjä.

Osana hallittua Digital Worker -palvelua toimintaa seurataan ja työnkuvaa voidaan kehittää havaintojen perusteella. Näin Digital Worker ei jää käyttöönoton jälkeen yksittäiseksi automaatioksi, vaan sen toimintaa, työympäristöä ja tehtäviä voidaan hallita ja kehittää organisaation tarpeiden muuttuessa.

Mihin Digital Workeria voidaan käyttää?

Digital Worker sopii työprosesseihin, joissa käsitellään tietoa, käytetään useita järjestelmiä ja tehdään toistuvia työvaiheita määriteltyjen sääntöjen mukaisesti. Digital Worker voi hoitaa prosessista sille mallinnetut työvaiheet ja siirtää hyväksyntää, harkintaa tai päätöstä vaativat tilanteet ihmiselle.

• tiedon hakeminen ja kokoaminen eri järjestelmistä
• tietojen tarkistaminen ja vertaileminen
• tietojen syöttäminen ja siirtäminen järjestelmien välillä
• dokumenttien vastaanottaminen, käsittely ja luokittelu
• raporttien ja yhteenvetojen muodostaminen
• prosessin etenemisen seuranta ja määräaikoihin reagointi
• poikkeamien tunnistaminen ja siirtäminen ihmiselle käsiteltäväksi

Digital Worker ei ole sidottu yksittäiseen toimialaan tai organisaatiotyyppiin. Sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi taloushallinnon, henkilöstöhallinnon, myynnin, asiakaspalvelun, hankinnan, raportoinnin ja muiden hallinnollisten tai operatiivisten prosessien työvaiheissa.

Mitä Digital Worker -palvelu sisältää?

Cloud PCS toimittaa Digital Workerin hallittuna palveluna työprosessin tunnistamisesta jatkuvaan seurantaan ja kehittämiseen. Palvelu rakennetaan organisaation omaan Microsoft-ympäristöön, ja toteutus etenee rajatusta pilotista hallittuun tuotantokäyttöön.

• Työprosessin tunnistaminen: Valitaan työprosessi ja rajataan Digital Workerille soveltuvat työvaiheet.
• Pilotointi ja työn mallintaminen: Todellinen työprosessi tunnistetaan käytännön tekemisen tasolla ja mallinnetaan Digital Workerin hallituksi työnkuvaksi.
• Digital Workerin toteutus: Digital Workerille rakennetaan oma työympäristö, identiteetti, tarvittavat käyttöoikeudet ja tehtävän suorittamisen toimintamalli.
• Käyttöönotto: Digital Worker otetaan hallitusti käyttöön osana organisaation prosessia, ja ihmisen vastuulle kuuluvat päätöspisteet varmistetaan.
• Hallinta ja jatkuva kehittäminen: Digital Workerin toimintaa seurataan, työtehtäviä kehitetään ja muutokset toteutetaan organisaation tarpeiden mukaisesti.

Voisiko Digital Worker sopia teidän työprosesseihinne?

Digital Worker -palvelun ensimmäinen vaihe on tunnistaa työprosessi, jossa tiedon hakemiseen, käsittelyyn, tarkistamiseen tai siirtämiseen kuluu paljon aikaa. Arvioidaan yhdessä, mitkä työvaiheet soveltuvat Digital Workerille ja missä kohdissa tarvitaan ihmisen päätös.